Algemene voorwaarden. wat je van ons mag verwachten, en wij van jou

Deze voorwaarden gelden voor elk gebruik van LogicDesk. Zij zijn geschreven om te lezen, niet om te imponeren. Staat er iets dat je niet begrijpt, mail info@rootandlogic.com en wij leggen het uit.

Artikel 1. Definities

• Root & Logic: Root & Logic V.O.F., Schootense Loop 4-E, 5708 HX Helmond, KVK 99171902, btw NL868842266B01.
• Klant: de rechtspersoon of de natuurlijke persoon die in de uitoefening van beroep of bedrijf een overeenkomst met ons sluit.
• Dienst: LogicDesk, de online dienst die e-mail, WhatsApp Business en agenda's samenbrengt in één inbox, met een assistent die berichten indeelt en concepten schrijft, inclusief updates en ondersteuning.
• Account: de toegang van de klant tot de dienst, met de gebruikers daarbinnen.
• Gebruiker: een natuurlijke persoon die namens de klant toegang heeft, bijvoorbeeld een medewerker.
• Klantgegevens: alles wat de klant of zijn gebruikers invoeren of via een koppeling laten inladen, waaronder berichten, bijlagen, contacten, afspraken en kennisbankstukken.
• Koppeling: een verbinding tussen de dienst en een dienst van een derde, waaronder Microsoft 365, Gmail, IMAP-postvakken, Google Agenda, Outlook en WhatsApp Business.
• Assistent: het onderdeel van de dienst dat met AI berichten indeelt, samenvat en conceptantwoorden schrijft.
• Schriftelijk: op papier of per e-mail.

Artikel 2. Toepasselijkheid

2.1 Deze voorwaarden gelden voor alle aanbiedingen, offertes en overeenkomsten over de dienst.

2.2 Wij stellen deze voorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst elektronisch beschikbaar, zo dat de klant ze kan opslaan.

2.3 Inkoopvoorwaarden of andere voorwaarden van de klant wijzen wij uitdrukkelijk van de hand.

2.4 Afwijkingen gelden alleen als wij ze schriftelijk overeenkomen, en alleen voor die ene overeenkomst.

2.5 Blijkt een bepaling ongeldig, dan blijven de overige bepalingen gelden. Wij vervangen die bepaling dan door een geldige die er zo dicht mogelijk bij komt.

2.6 Wij leveren uitsluitend aan zakelijke partijen. Wij contracteren niet met consumenten.

Artikel 3. Aanbod en totstandkoming

3.1 Onze aanbiedingen zijn vrijblijvend. Kennelijke vergissingen binden ons niet.

3.2 De overeenkomst komt tot stand op het moment dat de klant de registratie voltooit en deze voorwaarden aanvaardt, of op het moment dat wij een aanmelding of een aanvaarde offerte schriftelijk bevestigen.

3.3 Wij mogen een proefperiode aanbieden. Tijdens die periode is de dienst kosteloos beschikbaar, mogelijk met beperkte functies. Neemt de klant daarna geen betaald abonnement, dan mogen wij het account deactiveren en de klantgegevens na 30 dagen definitief verwijderen. Wij kondigen dat vooraf per e-mail aan.

3.4 Wij mogen een aanmelding weigeren zonder opgaaf van redenen.

Artikel 4. De dienst

4.1 De dienst bestaat uit de volgende onderdelen:

• Eén inbox. Berichten uit gekoppelde postvakken (Microsoft 365, Gmail, IMAP) en van een gekoppeld WhatsApp Business-nummer komen binnen op één plek. Antwoorden gaat vanaf het adres of het nummer waarop het binnenkwam.
• Agenda. Google Agenda en Outlook koppelen per persoon. Bezette uren komen terug in het teamoverzicht, en afspraken uit de dienst worden weggeschreven naar de eigen agenda.
• Contacten. Contactpunten over kanalen heen, met alle gesprekken van dat contact op één kaart.
• De assistent. Indeling per bericht, een conceptantwoord uit de kennisbank van de klant, en een logboek met elk besluit en het tokenverbruik.

4.2 Wij ontwikkelen de dienst doorlopend door en mogen functies toevoegen, wijzigen of verwijderen. Updates gaan automatisch en kosten niets extra. De klant heeft geen recht op het blijven gebruiken van een oudere versie.

4.3 Verwijderen wij een functie die een wezenlijk onderdeel van het abonnement is, of beperken wij die ingrijpend, dan melden wij dat minimaal 60 dagen vooraf. De klant mag dan binnen 30 dagen na die melding opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat, zonder kosten. Dit geldt niet voor wijzigingen die nodig zijn door wetgeving, beveiliging of een wijziging bij een leverancier.

Artikel 5. Beschikbaarheid, onderhoud en ondersteuning

5.1 Wij spannen ons in om de dienst beschikbaar te houden. Wij geven geen garantie op ononderbroken beschikbaarheid, en wij noemen hier bewust geen percentage dat wij niet kunnen waarmaken.

5.2 Wij mogen de dienst tijdelijk buiten gebruik stellen voor onderhoud. Gepland onderhoud kondigen wij minimaal 24 uur vooraf aan via de dienst of per e-mail en voeren wij zoveel mogelijk buiten kantooruren uit. Spoedonderhoud voor de beveiliging kan zonder aankondiging.

5.3 Niet als onbeschikbaarheid gelden: gepland onderhoud, spoedonderhoud, storingen bij hosting- of telecomleveranciers, storingen bij Google, Microsoft of Meta, overmacht, en onbeschikbaarheid door handelen of nalaten van de klant.

5.4 Ondersteuning loopt via info@rootandlogic.com op werkdagen tussen 09:00 en 17:00 uur. Wij streven naar een eerste reactie binnen 1 werkdag. Dat is een inspanning, geen resultaat.

5.5 Ondersteuning gaat over het gebruik van de dienst en het onderzoeken van storingen. Het inrichten van de kennisbank, datamigratie, maatwerk en training vallen daarbuiten en offreren wij apart. OPEN: uurtarief voor werk buiten de ondersteuning, door Rick vast te stellen.

5.6 De klant blijft zelf verantwoordelijk voor het bewaren van gegevens die hij wettelijk moet bewaren, bijvoorbeeld correspondentie die onder de fiscale bewaarplicht valt. Wij zijn geen archief.

Artikel 6. Account en verplichtingen van de klant

6.1 De klant beheert zijn eigen account: gebruikers aanmaken, rollen toekennen en toegang intrekken. De klant is aansprakelijk voor alles wat via zijn account gebeurt, tenzij dat uitsluitend het gevolg is van een tekortkoming van ons.

6.2 Inloggegevens zijn persoonlijk en worden niet gedeeld. Bij een vermoeden van misbruik meldt de klant dat onverwijld; wij mogen het account of een gebruikersaccount dan tijdelijk blokkeren.

6.3 De klant staat ervoor in dat hij een geldige grondslag heeft voor het benaderen van zijn contacten. De dienst verstuurt berichten namens de klant; de klant regelt zelf de toestemming of het gerechtvaardigd belang dat daarvoor nodig is, en houdt zich aan de Telecommunicatiewet. Het versturen van ongevraagde commerciële berichten via de dienst is niet toegestaan.

6.4 De klant houdt zich aan de regels van de platforms waarmee hij koppelt. Concreet betekent dat:

• Meta. De WhatsApp Business Messaging Policy en de Commerce Policy. Buiten het venster van 24 uur na het laatste bericht van de klant mag alleen een door Meta goedgekeurd sjabloon worden verstuurd. Het nummer wordt niet gebruikt voor massaberichten aan mensen die daar niet om hebben gevraagd.
• Google. De Google API Services User Data Policy en de voorwaarden van Google Workspace of Gmail. Een koppeling is persoonlijk: alleen de eigenaar van een postvak of agenda legt hem.
• Microsoft. De voorwaarden van Microsoft 365 en de Microsoft Graph-voorwaarden.

6.5 Wordt een koppeling door Google, Microsoft of Meta beperkt of ingetrokken omdat de klant hun regels niet naleeft, dan komt dat voor rekening van de klant. Dit geeft geen recht op restitutie.

6.6 Het is de klant niet toegestaan om:

• de dienst te gebruiken in strijd met wet- of regelgeving;
• beveiligingsmaatregelen te omzeilen, of de dienst te onderwerpen aan penetratietests zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming en een apart protocol;
• geautomatiseerd gegevens uit de dienst te onttrekken buiten de daarvoor bestemde export- of API-functie om, of onevenredig veel systeembronnen te belasten;
• de broncode te reverse-engineeren, behalve voor zover dwingend recht dat toestaat;
• materiaal op te slaan of te versturen dat inbreuk maakt op rechten van derden, malware bevat of anderszins onrechtmatig is;
• de dienst door te verkopen, te verhuren of als eigen dienst aan derden aan te bieden.

6.7 Bij een ernstige of dreigende schending van dit artikel mogen wij de toegang geheel of gedeeltelijk opschorten en de overeenkomst ontbinden, zonder schadevergoeding of restitutie. De klant vrijwaart ons tegen aanspraken van derden die uit zo'n schending voortvloeien.

Artikel 7. Gebruik van AI

7.1 De assistent deelt berichten in, vat samen en schrijft conceptantwoorden. Voor het model gebruiken wij Vertex AI van Google Cloud in de regio europe-west4.

7.2 Uitkomsten van de assistent zijn statistisch van aard en kunnen onjuist of onvolledig zijn. Wij geven geen garantie over de juistheid, volledigheid of geschiktheid ervan voor een bepaald doel.

7.3 De klant blijft verantwoordelijk voor wat hij verstuurt. Ook wanneer een conceptantwoord door de assistent is opgesteld, is het bericht dat de deur uit gaat een bericht van de klant. De klant controleert het voordat het weggaat.

7.4 Zet de klant een onderwerp op automatisch versturen, dan doet hij dat op eigen verantwoordelijkheid. De dienst plaatst in dat geval een regel onder het bericht dat het antwoord automatisch is opgesteld. De klant zorgt dat er geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare gevolgen voor personen uitsluitend geautomatiseerd tot stand komen.

7.5 Wij gebruiken klantgegevens niet om AI-modellen te trainen of te finetunen, en hebben dat contractueel uitgesloten bij onze subverwerkers. Het leerprofiel van de assistent bestaat uit goedgekeurde richtlijnen in tekst, niet uit modelgewichten.

7.6 De klant voert geen bijzondere persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG, strafrechtelijke gegevens of burgerservicenummers bewust in de assistent in.

7.7 Voor zover de dienst een AI-systeem is in de zin van verordening (EU) 2024/1689, de AI-verordening, spannen partijen zich in om ieder voor de eigen rol de verplichtingen daaruit na te leven. Wij maken in de dienst kenbaar wanneer inhoud door AI is opgesteld.

7.8 Wij mogen redelijke limieten stellen aan het gebruik van de assistent. Elk bedrijf stelt daarnaast zelf een dagelijkse tokenlimiet in en ziet het verbruik per dag in de dienst.

Artikel 8. Koppelingen met diensten van derden

8.1 Een koppeling met Microsoft 365, Gmail, een IMAP-postvak, Google Agenda, Outlook of WhatsApp Business komt tot stand doordat de klant of de gebruiker daar zelf toestemming voor geeft. Op het gebruik van die dienst zijn de voorwaarden van die derde partij van toepassing.

8.2 Wij zijn niet verantwoordelijk voor de beschikbaarheid, juistheid of continuïteit van diensten van derden. Wijzigt of stopt een derde partij haar dienst of haar voorwaarden, dan kan een koppeling wijzigen of vervallen. Dat geeft geen recht op schadevergoeding of restitutie.

8.3 Een koppeling voor mail of agenda is persoonlijk. Een beheerder kan die niet leggen voor een collega.

8.4 De klant kan een koppeling op elk moment verbreken, in de dienst en bij de aanbieder zelf. Wij verwijderen het token dan direct.

Artikel 9. Klantgegevens en eigendom

9.1 De klantgegevens blijven van de klant. Wij krijgen daarop geen enkel recht, behalve het beperkte gebruiksrecht dat nodig is om de dienst te leveren.

9.2 Wij gebruiken klantgegevens niet voor eigen commerciële doeleinden en geven ze niet aan derden, behalve aan de subverwerkers die op de subverwerkerspagina staan, of wanneer de wet ons daartoe verplicht.

9.3 Wij mogen geaggregeerde en volledig geanonimiseerde statistieken over het gebruik van de dienst maken, om de dienst te verbeteren en te beveiligen. Die gegevens zijn niet herleidbaar tot de klant of tot een persoon.

9.4 De klant kan zijn gegevens gedurende de looptijd exporteren via de exportfunctie, in een gangbaar en machineleesbaar bestand.

9.5 De klant stelt zelf de bewaartermijn in. De waarde 0 betekent nooit opruimen; kiest de klant wel een termijn, dan is die minimaal 30 dagen. Eén nachtelijke ronde verwijdert gesprekken, berichten en bijlagen die ouder zijn. Die verwijdering is definitief.

Artikel 10. Prijzen en betaling

10.1 De prijs wordt per klant samengesteld op basis van het aantal gebruikers, het aantal gekoppelde postvakken en nummers, en het gebruik van de assistent. OPEN: prijsmodel, tarieven, facturatiefrequentie en of er eenmalige inrichtingskosten zijn, door Rick vast te stellen. Zolang dat niet vaststaat, is de offerte de enige bron.

10.2 Wij brengen vóór het sluiten van de overeenkomst een offerte uit met daarin ten minste: de afgenomen onderdelen, de eenmalige kosten, de periodieke vergoeding, de facturatiefrequentie, de looptijd en de geldende limieten. Een offerte is 30 dagen geldig.

10.3 Alle bedragen zijn exclusief btw en andere heffingen van overheidswege.

10.4 Betaling gaat via automatische incasso of, indien overeengekomen, per bankoverschrijving binnen 14 dagen na factuurdatum. Kosten van een stornering komen voor rekening van de klant.

10.5 Betaalt de klant niet op tijd, dan is hij zonder ingebrekestelling in verzuim en is hij de wettelijke handelsrente van artikel 6:119a BW verschuldigd, plus incassokosten met een minimum van 40 euro.

10.6 Betaalt de klant na een aanmaning en een hersteltermijn van ten minste 7 dagen nog niet, dan mogen wij de toegang opschorten. De betalingsverplichting blijft bestaan. Wij verwijderen tijdens een opschorting geen klantgegevens.

10.7 Wij mogen de vergoeding jaarlijks per 1 januari indexeren volgens de consumentenprijsindex van het CBS. Andere prijswijzigingen kondigen wij minimaal 60 dagen vooraf aan. Gaat zo'n wijziging de indexering te boven, dan mag de klant opzeggen tegen de ingangsdatum, mits hij dat binnen 30 dagen na de aankondiging schriftelijk laat weten.

10.8 Bezwaar tegen een factuur maakt de klant binnen 14 dagen na factuurdatum schriftelijk kenbaar. Daarna geldt de factuur als aanvaard. Verrekening of opschorting van betaling is niet toegestaan.

Artikel 11. Duur, opzegging en het einde

11.1 OPEN: initiële looptijd, verlengingstermijn en opzegtermijn, door Rick vast te stellen. Tot die tijd geldt wat in de offerte staat.

11.2 Opzeggen kan schriftelijk of via de opzegfunctie in de dienst. Opzeggen is net zo eenvoudig als afsluiten.

11.3 Reeds betaalde vergoedingen voor de lopende periode worden niet gerestitueerd, behalve bij een opzegging op grond van artikel 4.3 of 10.7.

11.4 Elke partij mag de overeenkomst met onmiddellijke ingang ontbinden als:

• de andere partij tekortschiet in een wezenlijke verplichting en dat na een ingebrekestelling met een hersteltermijn van ten minste 14 dagen niet herstelt;
• de andere partij failliet wordt verklaard, surseance krijgt of de onderneming staakt.

11.5 Na afloop vervalt het gebruiksrecht. De klant kan zijn gegevens gedurende 30 dagen na de einddatum exporteren. In die periode is de dienst alleen-lezen beschikbaar. Daarna verwijderen wij de klantgegevens definitief uit de productieomgeving. Op verzoek bevestigen wij die verwijdering schriftelijk.

11.6 Wij mogen gegevens langer bewaren voor zover de wet dat voorschrijft, bijvoorbeeld facturen onder de fiscale bewaarplicht.

11.7 Bepalingen die naar hun aard doorlopen, zoals over intellectueel eigendom, geheimhouding en aansprakelijkheid, blijven na het einde gelden.

Artikel 12. Intellectueel eigendom

12.1 Alle rechten op de dienst, de software, de vormgeving, de documentatie, de handelsnamen en de merken liggen bij Root & Logic of bij haar licentiegevers.

12.2 De klant krijgt voor de duur van de overeenkomst een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om de dienst te gebruiken voor zijn eigen bedrijfsvoering. Niets in deze voorwaarden draagt rechten over.

12.3 Geeft de klant ons suggesties of feedback over de dienst, dan mogen wij die vrij en zonder vergoeding gebruiken voor de doorontwikkeling.

12.4 Wij vrijwaren de klant tegen aanspraken van derden dat de dienst inbreuk maakt op hun intellectuele eigendomsrechten binnen de Europese Economische Ruimte, mits de klant ons onverwijld informeert, de afhandeling aan ons overlaat en medewerking verleent. Deze vrijwaring vervalt bij wijzigingen door de klant of gebruik in strijd met deze voorwaarden, en is begrensd volgens artikel 14.

Artikel 13. Geheimhouding

13.1 Partijen behandelen vertrouwelijke informatie van elkaar vertrouwelijk en geven die niet aan derden, behalve waar dat nodig is voor de uitvoering of waar de wet dat voorschrijft.

13.2 Vertrouwelijk zijn in elk geval: de klantgegevens, niet-openbare technische informatie over de dienst en prijsafspraken.

13.3 Deze verplichting blijft 5 jaar na het einde van de overeenkomst gelden.

Artikel 14. Aansprakelijkheid

14.1 Onze totale aansprakelijkheid is per gebeurtenis, waarbij samenhangende gebeurtenissen als één gelden, beperkt tot vergoeding van directe schade tot het bedrag dat de klant in de 12 maanden vóór de gebeurtenis aan ons heeft betaald, exclusief btw, met een maximum van 15.000 euro per contractjaar.

14.2 Onder directe schade verstaan wij uitsluitend:

• redelijke kosten om de oorzaak en de omvang van de schade vast te stellen;
• redelijke kosten om onze prestatie alsnog aan de overeenkomst te laten beantwoorden;
• redelijke kosten om schade te voorkomen of te beperken;
• redelijke kosten om verloren klantgegevens te herstellen, mits de klant zelf heeft geëxporteerd.

14.3 Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade, bedrijfsstagnatie en claims van klanten van de klant.

14.4 Wij zijn in het bijzonder niet aansprakelijk voor schade door:

• onjuiste, onvolledige of onrechtmatige klantgegevens;
• het gebruik van een uitkomst van de assistent zonder voldoende menselijke controle;
• een bericht dat door of namens de klant is verstuurd;
• storingen, wijzigingen of beëindiging bij Google, Microsoft, Meta of een andere derde;
• het niet naleven van de regels van die platforms door de klant.

14.5 Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van ons of onze leidinggevenden, en niet bij dood of lichamelijk letsel.

14.6 Aansprakelijkheid ontstaat pas nadat de klant ons schriftelijk in gebreke heeft gesteld met een redelijke hersteltermijn en wij ook daarna tekortschieten. Elke vordering vervalt 12 maanden na het ontstaan ervan, tenzij de klant binnen die termijn een rechtsvordering instelt.

14.7 Dit artikel laat de aansprakelijkheidsregeling in de verwerkersovereenkomst en de dwingende aansprakelijkheid onder artikel 82 AVG onverlet.

Artikel 15. Privacy en beveiliging

15.1 Bij het gebruik van de dienst verwerken wij persoonsgegevens in opdracht van de klant. De klant is daarvoor verwerkingsverantwoordelijke, wij zijn verwerker. De afspraken staan in de verwerkersovereenkomst, die onderdeel is van de overeenkomst.

15.2 Voor de accountgegevens van de gebruikers zelf en voor de website zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Daarop is de privacyverklaring van toepassing.

15.3 Bij strijd tussen deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst gaat de verwerkersovereenkomst voor, voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft.

15.4 Constateert de klant een kwetsbaarheid in de dienst, dan meldt hij die onverwijld en vertrouwelijk volgens ons meldbeleid, en maakt hij die niet openbaar voordat wij redelijke gelegenheid hebben gehad om hem te verhelpen.

Artikel 16. Overmacht

16.1 Geen van partijen hoeft na te komen wanneer overmacht dat verhindert. Daaronder vallen in elk geval: storingen in internet-, datanetwerk- of telecomvoorzieningen, stroomuitval, cyberaanvallen, tekortkomingen van leveranciers en hostingpartijen, overheidsmaatregelen, brand en natuurrampen.

16.2 Duurt een overmachtssituatie langer dan 60 dagen, dan mag elke partij de overeenkomst schriftelijk ontbinden zonder schadevergoeding. Al geleverde prestaties worden naar rato afgerekend.

Artikel 17. Wijziging van deze voorwaarden

17.1 Wij mogen deze voorwaarden wijzigen. Wij kondigen dat minimaal 30 dagen vóór de ingangsdatum aan per e-mail of via een melding in de dienst.

17.2 Verandert een wijziging de positie van de klant wezenlijk in zijn nadeel, dan mag hij opzeggen tegen de ingangsdatum, mits hij dat binnen 30 dagen na de aankondiging schriftelijk laat weten.

17.3 Wijzigingen van ondergeschikte betekenis en wijzigingen die uit wetgeving voortvloeien gaan door zonder opzegmogelijkheid.

Artikel 18. Overdracht

18.1 De klant draagt rechten en verplichtingen uit de overeenkomst niet over zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming. Die weigeren wij niet op onredelijke gronden.

18.2 Wij mogen onze rechten en verplichtingen overdragen bij een fusie, overname of overdracht van onderneming. Wij informeren de klant daar tijdig over. Gaat de overdracht naar een partij buiten de Europese Economische Ruimte, dan mag de klant opzeggen tegen de datum van overdracht.

Artikel 19. Toepasselijk recht en geschillen

19.1 Op de overeenkomst en op deze voorwaarden is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Het Weens Koopverdrag is uitgesloten.

19.2 Geschillen leggen wij voor aan de bevoegde rechter van de rechtbank Oost-Brabant, zittingsplaats 's-Hertogenbosch.

19.3 Partijen proberen een geschil eerst in onderling overleg op te lossen.

19.4 Bij tegenstrijdigheid geldt deze rangorde: eerst de verwerkersovereenkomst voor zover het persoonsgegevens betreft, dan een schriftelijk ondertekende overeenkomst of aanvaarde offerte, dan deze algemene voorwaarden.

Contact

Root & Logic V.O.F.
Schootense Loop 4-E, 5708 HX Helmond
info@rootandlogic.com
KVK 99171902, btw NL868842266B01