Je gegevens laten verwijderen. in drie stappen, binnen 30 dagen

Op deze pagina staat hoe je je gegevens uit LogicDesk laat verwijderen. Er staat ook eerlijk bij wat wij zelf kunnen verwijderen en wat bij het bedrijf ligt dat de app gebruikt.

Eerst dit: wie gaat over jouw gegevens

LogicDesk is zakelijke software. Bedrijven gebruiken de app om hun eigen klantcontact te voeren. Dat betekent dat er twee situaties zijn.

• Je hebt een account in de app. Je bent medewerker of eigenaar van een bedrijf dat de app gebruikt, en je logt in met je eigen e-mailadres. Je accountgegevens beheren wij. Je bent bij ons aan het juiste adres.
• Je hebt gemaild of geappt met een bedrijf dat de app gebruikt. Dan staan jouw berichten in de omgeving van dat bedrijf. Dat bedrijf bepaalt wat daarmee gebeurt, niet wij. Mail ons gerust: wij sturen je verzoek binnen 5 werkdagen door naar dat bedrijf en laten je weten dat wij dat hebben gedaan.

Stap 1. Stuur een e-mail

Stuur een bericht naar privacy@rootandlogic.com met als onderwerp Verzoek tot verwijdering.

Zet er in elk geval in:

• het e-mailadres of het telefoonnummer waarmee je bij ons bekend bent;
• de naam van het bedrijf waar het om gaat, als je die weet;
• of je alles wilt laten verwijderen, of alleen een bepaald onderdeel.

Wij kunnen je vragen aan te tonen dat jij het bent. Dat doen wij om te voorkomen dat wij de gegevens van iemand anders wissen. Wij vragen daarbij nooit meer dan nodig is.

Stap 2. Wij bevestigen binnen 5 werkdagen

Je krijgt binnen 5 werkdagen een bevestiging dat wij je verzoek hebben ontvangen. Daarin staat wat wij gaan verwijderen, en wat eventueel bij het bedrijf zelf ligt.

Stap 3. Wij verwijderen binnen 30 dagen

Binnen 30 dagen na je verzoek is alles verwijderd. Je krijgt daarvan bericht. Duurt het langer omdat je verzoek ingewikkeld is, dan laten wij dat binnen die 30 dagen weten met de reden.

Wat er dan precies weggaat

Onderdeel	Wat er gebeurt
Je account	Je gebruikersaccount, je naam, je e-mailadres, je rol en je voorkeuren worden verwijderd. Inloggen kan daarna niet meer
Gekoppelde postvakken	De koppeling wordt verbroken en het toegangstoken wordt direct verwijderd. De berichten die wij uit dat postvak hadden opgehaald, worden gewist. De post in je eigen postvak bij Gmail of Microsoft 365 blijft staan; die is van jou
WhatsApp-berichten	De berichten van en naar het zakelijke nummer die op jou betrekking hebben, inclusief media, worden gewist. Wat op de telefoon van de ontvanger staat, staat buiten ons bereik
Agenda	De agendakoppeling wordt verbroken, het token wordt verwijderd en de bezette blokken die wij hadden opgeslagen verdwijnen. Afspraken die al in je eigen agenda staan laten wij staan, want die zijn van jou
Contactgegevens	Je naam, organisatie, e-mailadressen, telefoonnummers, taal en de notities bij je contactkaart
Logboeken van de assistent	De besluiten en conceptantwoorden die op jouw berichten sloegen worden gewist. Wat overblijft is een geanonimiseerde telling van tokenverbruik, waaruit niemand meer is te herleiden

Wat wij niet kunnen verwijderen, en waarom

• Gegevens die wij wettelijk moeten bewaren. Facturen en de financiële administratie moeten wij 7 jaar bewaren van de Belastingdienst. Die bewaren wij dan alleen daarvoor, en voor niets anders.
• Post in je eigen postvak. Wat in Gmail, Microsoft 365 of op je eigen mailserver staat, is van jou. Dat verwijder je daar zelf.
• Berichten in de WhatsApp-app op een telefoon. Die staan op dat toestel, niet bij ons.
• Gegevens waarover het bedrijf gaat. Is jouw verzoek gericht op de administratie van een bedrijf dat de app gebruikt, dan beslist dat bedrijf. Wij sturen je verzoek door binnen 5 werkdagen.

Zelf een koppeling verbreken, nu meteen

Wil je niet wachten, dan kun je een koppeling zelf verbreken. Dat werkt direct.

• In de app. Ga naar Instellingen, dan Koppelingen, en verbreek het postvak of het nummer. Voor je agenda ga je naar je profiel onderaan de zijbalk. Het token wordt op dat moment verwijderd.
• Bij Google. Ga naar myaccount.google.com/permissions en trek de toegang van LogicDesk in.
• Bij Microsoft. Ga naar myapps.microsoft.com en verwijder de app daar, of laat je beheerder dat doen.
• Bij Meta. Ga in Meta Business Suite naar de instellingen van je WhatsApp Business-account en verwijder de koppeling met LogicDesk.

Een koppeling verbreken stopt het ophalen van nieuwe gegevens. Wat al is opgehaald blijft staan tot de bewaartermijn van het bedrijf verstrijkt, of tot je een verwijderverzoek stuurt.

Gegevens gaan ook vanzelf weg

Elk bedrijf stelt in de app een bewaartermijn in. Kiest een bedrijf een termijn, dan is die minimaal 30 dagen, en verwijdert een ronde elke nacht de gesprekken, berichten en bijlagen die ouder zijn. Kiest een bedrijf 0, dan wordt er niet automatisch opgeruimd. Stopt een bedrijf met de dienst, dan is er 30 dagen om te exporteren en verwijderen wij daarna alles uit de productieomgeving.

Nog vragen, of niet tevreden

Mail privacy@rootandlogic.com. Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, telefoon 088 1805 250, autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wat wij verder met gegevens doen staat in de privacyverklaring.

Root & Logic V.O.F., Schootense Loop 4-E, 5708 HX Helmond, KVK 99171902.